چرا هنر تفویض اختیار کلید موفقیت سازمانی است؟
آیا شما فرماندهی یک ارتش تکنفره هستید؟ هیچ فرمانده موفقی به تنهایی نمیتواند پیروزی را به دست آورد. حتی فکرش هم خندهدار و غیرممکن است! حال تصور کنید که در یک سازمان با چنین وضعیتی مواجه شوید! بسیاری از ما ناآگاهانه در حال مدیریت یکنفره کسبوکار خود هستیم. باور کردنش سخت است، اما این همان چیزی است که در حال رخ دادن است. این امر دلیل اصلی کاهش بهرهوری و در نهایت کاهش سودآوری سازمان ماست. حال اگر مدیری به هنر تفویض اختیار مسلح شود، میتواند ارتباط مستقیمی با سودآوری سازمان برقرار کند.
یادگیری هنر تفویض اختیار توسط مدیر، مستقیماً به سودآوری سازمانش منجر میشود. افراد موفق در دنیای کسبوکار به این نمیاندیشند که چه وظایفی را باید خودشان انجام دهند، بلکه تمرکز اصلیشان بر این است که چه وظایفی را نباید خودشان به عهده بگیرند. آنها میدانند که با واگذاری درست وظایف، راه برای رشد و پیشرفت هموارتر میشود.
باید بدانیم که کدام کارها را خودمان باید انجام دهیم، مثل مهرههای اصلی که باید در دست خودمان باشد، و کدام کارها را میتوانیم به دیگران واگذار کنیم. البته پیش از واگذاری، باید آموزشهای لازم را ارائه دهیم. هرکدام از ما در سال زمان کاری محدودی داریم. به کل سال نگاه کنید؛ ۲۵۰ روز کاری داریم و بهطور متوسط ۸ ساعت در روز کار میکنیم. اگر واقعاً متمرکز باشیم، نهایتاً ۴ ساعت کار عمیق و مفید خواهیم داشت. در مجموع، این به ۱۰۰۰ ساعت کار مؤثر در طول سال میرسد که مدیر نیز همین مقدار زمان را در اختیار دارد. حال، مدیر در این هزار ساعت چه کارهایی را میتواند انجام دهد؟ آیا باید بر کارهایی که تأثیر مستقیم بر کسبوکار دارد تمرکز کند یا تمام وقتش را صرف بررسی و کمک به دیگران نماید؟
تصور کنید مربی یک تیم فوتبال بخواهد همزمان نقش مدافع، هافبک و مهاجم را بازی کند. چنین چیزی نه ممکن است و نه عملی. چندی پیش تحقیقی درباره سبکها و عادتهای افراد موفق انجام دادم و به این نتیجه رسیدم که افراد موفق در کسبوکار به جای تمرکز بر کارهایی که باید انجام دهند، به این فکر میکنند که چه کارهایی را نباید انجام دهند. آنها بیشتر کارها را یا واگذار میکنند یا اصلاً انجام نمیدهند. آنها تنها یک وظیفه اصلی دارند که بیشترین تاثیر را دارد و نتایج بزرگی برای کسبوکارشان به همراه میآورد و به دنبال یافتن و انجام آن هستند.
در گذشته، تعداد افراد ماهر کم بود و انتخاب بین آنها دشوار. متخصصانی مانند برنامهنویسان نایاب بودند، اما اکنون اوضاع تغییر کرده است. امروزه در هر حوزهای، تعداد زیادی متخصص وجود دارد. به وبسایتهای فریلنسری سری بزنید؛ گاهی برای سادهترین کارها پنجاه پیشنهاد با قیمت مناسب دریافت میشود. وقتی چنین امکاناتی در دسترس است، چرا منِ مدیر نباید از این فرصت بهره ببرم؟ اگر میتوانم بخشی از وظایف سازمان را واگذار کنم و در نتیجه هزینهها را کاهش دهم، عاقلانه نیست که این کار را انجام دهم؟ توهم خودکنترلی یا کنترل بیشازحد فقط انرژی ما را میگیرد و استرس کارهای ناتمام را افزایش میدهد. سه عامل وجود دارد که مانع از تفویض اختیار میشود.
دانش و آگاهی لازم برای تفویض اختیار را ندارند، اما تصور میکنند که دارند!
اولین دلیل این است که هنر تفویض اختیار را بلد نیستیم. هر کاری نیاز به مدیریت خاص خودش دارد. اعتماد کردن، مدیریت میخواهد. اطمینان از پیشرفت صحیح کار، مدیریت میطلبد. بسیاری از افراد در این زمینه شکست میخورند. یکی از بزرگترین ناکامیها در میان مدیران، شکست در تفویض اختیار است. مدیر میگوید کاری را به دیگری سپردم، اما در میانه راه متوجه شدم که او در مسیر اشتباهی حرکت میکند. هزینه کردهام و زمان زیادی را از دست دادهام و حالا باید در زمان باقیمانده هزینه بیشتری کنم تا به بهرهوری لازم برسم. برای مثال، میخواهم برای یک پروژه پروپوزال بدهم یا طرحی برای برند سازی انجام دهم، اما اگر نتوانم آن را به درستی تفویض کنم، قرارداد رو به اتمام است و پروژه هنوز آماده نیست و باید در زمان باقیمانده کلی انرژی، وقت و بیخوابی صرف کنم.
کار را به اهلش نمیسپارند
دومین عامل: واگذاری نادرست وظایف به دیگران است. یعنی بدون توجه به مهارتها و تجربیات فرد، مسئولیتی را به او میسپاریم. برای مثال، فردی که در زمینه فنی بسیار ماهر است یا حسابدار برجستهای است، اما ما مسائل حقوقی را نیز به او محول میکنیم. این کار از ریشه اشتباه است. شاید آن فرد مطالعاتی در حقوق داشته باشد یا بتواند از چند نفر مشاوره بگیرد، اما بههیچوجه گزینه مناسبی برای مدیریت امور حقوقی شرکت نیست.
کار صحیح را به دست فرد نامناسب میسپارند
سومین عامل: سپردن کارهای صحیح به افراد نادرست است. هنر تفویض اختیار را داریم و کارها را هم درست واگذار میکنیم، اما شخص انتخابشده فرد مناسبی نیست و هیچ شناختی نسبت به مسئولیتی که به او سپردهشده ندارد. هیچ تعهدی هم ندارد. مسئولیتپذیری یکی از سه ضلع اصلی تفویض اختیار است. تفویض اختیار به این معنا نیست که کاری را به کسی بسپاریم و بهخاطر اینکه من مدیر هستم، انتظار داشته باشیم کار را درست انجام دهد. بدون در نظر گرفتن مهارتها و تجربیات فرد، مسئولیتی به او ندهید. شما مسئول اصلی هستید. کار خودتان را بیشتر نکنید.
باید مطمئن شویم که آن فرد شخص مسئولیتپذیری است یا فقط وقت ما را تلف میکند و بعد با مظلومنمایی، باجگیری عاطفی و بهانهتراشی کار را رها میکند. یکی از دوستان بنده قبلاً کارمندی داشت که دقیقاً همین کار را انجام میداد. ۳ تا ۴ هفته وقت میگرفت و سپس کار را تحویل نمیداد. در جلسات میگفت کار را انجام میدهم، اما ترس از اعتراف به ندانستن نمیگذاشت واقعبینانه با پروژه برخورد کند و بعد از سه هفته میگفت به خدا وقت گذاشتم، انرژی صرف کردم و…
افرادی که مدام قول میدهند و دائم قسم میخورند، کمترین کار را انجام میدهند و بیشترین بیمسئولیتی را دارند. کسی که وظیفهاش را بهخوبی انجام میدهد، نیازی به این نمایشها ندارد.
شما بهعنوان مدیر باید افراد نامناسب را شناسایی کنید تا کارها را به آنها نسپارید. اگر زمان از دست برود و مجبور شوید بگویید “بقیه کار را خودم انجام میدهم”، باید از وقت، سلامتی و خانواده خود بزنید تا وظیفهای را که فرد دیگری قرار بود انجام دهد و برای آن هزینه هم دریافت کرده، به پایان برسانید و نتیجه مورد انتظار را به دست آورید.
مراحل کلیدی تفویض اختیار
وضوح و صراحت در بیان موضوع
واگذاری و تفویض اختیار ۴ مرحله اصلی دارد. ابتدا، وقتی قصد دارید وظیفهای را به دیگری بسپارید، باید موضوع کاملاً روشن و شفاف باشد. باید مشخص کنید که چه منابع و امکاناتی در اختیار فرد قرار میدهید و در مقابل، انتظار چه نتیجهای را دارید. یکی از بزرگترین اشتباهات این است که بهطور ناکافی در مورد موضوع صحبت میکنیم. ممکن است فکر کنیم که کارمند با سازمان آشنایی کامل دارد و دغدغههای ما را درک کرده، پس خودش میداند که چهکاری باید انجام دهد. در آغاز هر بحثی، باید موضوع کاملاً واضح و مشخص باشد.
آموزشدهی
گام دوم بحث آموزش است؛ یعنی باید در رابطه با آن موضوع، آموزشهای لازم را به فرد منتقل کنید. این آموزشها میتواند شامل دانش فنی، تجربیات شما یا افراد مشابه و یا کارمندان دیگر باشد. باید زمانی را برای آموزش دادن به فردی که قرار است مسئولیتی به او تفویض شود، اختصاص دهید.
تعهد و مسئولیتپذیری شخص
سومین گام که بسیار مهم است، شخصیت مسئولیتپذیر فرد است؛ این ویژگی بهخوبی قابل تشخیص است. اگر فردی خیلی سریع قول بدهد و کارها را سادهتر از واقعیت در نظر بگیرد، مشخص است که مسئولیتپذیر نیست و بیشتر بهانهجو است. افراد غیرمسئول وقتی در کارها به مشکلی برمیخورند، به دنبال عوامل خارجی میگردند تا تقصیر را به گردن آنها بیندازند و از زیر بار مسئولیت شانه خالی کنند.
پاسخگو بودن شخص
چهارمین گام در تفویض اختیار که به نظر من بسیار اهمیت دارد، ایجاد مکانیزم پاسخگویی است. بهعنوان مدیر یا تفویضکننده اختیار، باید اطمینان حاصل کنید که فرد موردنظر یک مسیر شفاف برای پاسخگویی دارد. او باید توضیح دهد که با منابع، زمان و اعتبار سازمان چه کرده است، چه دستاوردهایی داشته و چگونه به بهبودها و اهداف تعیینشده دست یافته است.
میتوانیم تفویض اختیار را در سه حوزه اصلی انجام دهیم که این حوزهها از مهمترین بخشهای مدیریت یک سازمان هستند:
۱. واگذاری اختیارات
۲. واگذاری قدرت تصمیمگیری
۳. واگذاری در حوزه عملکردها
واگذاری اختیارات
شما میتوانید اختیارات خود را به دیگران تفویض کنید. این کار نیازمند سطح بالایی از اعتماد است. باید افرادی باشند که بتوانند به جای شما فکر کنند، قدرت تأیید و رد بسیاری از امور را داشته باشند و تصمیمات شما را به اجرا درآورند. آیا وقتی فردی را در این موقعیت قرار میدهید، او میتواند تصمیماتی مشابه شما بگیرد؟ آیا آنقدر با شما هماهنگ است که بداند چهکاری باید انجام دهد؟
واگذاری قدرت تصمیم گیری
بخش دوم تفویض قدرت تصمیمگیری است. تصمیمگیری با اختیار تفاوت دارد؛ به این معنا که ما در تصمیمگیری، تفویض اختیار میکنیم. برای مثال، میگوییم در مورد انتخاب خط اینترنت تصمیمگیری کنید، سپس من بهعنوان مدیر میتوانم نتیجه را تأیید یا رد کنم. این یعنی تفویض اختیار در سطح بالاتر، که قدرت تصمیمگیری را شامل میشود.
واگذاری در حوزه عملکرد ها
مورد سوم، تفویض در عملکردها و مهارتها است. این نوع تفویض نسبت به سایر انواع تفویض، ریسک کمتری دارد و باید بیشترین حجم کار یک مدیر را شامل شود. تفویض عملکردها به معنای سپردن وظایفی است که مدیران باید انجام دهند. فکر کردن و برنامهریزی کار اصلی یک مدیر است و همانطور که در ابتدا گفتم، مدیران موفق به جای اینکه به این فکر کنند که چه کارهایی را خودشان باید انجام دهند، به این میاندیشند که چه کارهایی را نباید خودشان انجام دهند و باید به دیگران بسپارند.
چگونه تفویض کنیم؟
اگر وظایفی را تفویض کردیم، چگونه میتوانیم این فرآیند را کنترل کنیم؟ ابتدا باید برای هر کاری که تفویض میکنید، یک ضربالاجل تعیین کنید. این ضربالاجل باید تقریباً دو و نیم تا سه برابر زمانی باشد که اگر خودتان آن کار را انجام میدادید، نیاز داشتید. اگر من کاری را در یک ساعت انجام میدهم و همان کار را تفویض میکنم و فرد موردنظر بتواند آن را در ۳ ساعت انجام دهد، این وضعیت قابل قبول است. اما اگر این زمان بیش از دو و نیم تا سه برابر شود، احتمالاً یکی از سه ویژگی اصلی تفویض اختیار رعایت نشده است. یعنی یا هنر تفویض را بلد نیستیم، یا وظیفه را به فرد نامناسب سپردهایم، یا تفویض نادرستی انجام دادهایم.
دومین کاری که میتوانید انجام دهید این است که ده درصد از کل زمان پیشبینیشده برای پروژه را با شخص موردنظر همراهی کنید و با یکدیگر بر روی پروژه کار کنید. همانطور که گفتیم، بعد از مشخص شدن موضوع تفویض، مرحله آموزش است. این ده درصد زمان، همان وقتی است که برای آموزش و انتقال تجربه به افراد صرف میکنید. در این مدت، بسیاری از مسائل مبهم یا موضوعاتی که برای شخص نامشخص است، روشن و واضح میشوند و این امر به صرفهجویی در وقت و هزینه کمک میکند.
سومین اقدام: همانطور که گفتیم، پاسخگویی و مسئولیتپذیری از بخشهای مهم تفویض اختیار است. حتماً در طول مسیر کار را با شاخصهایی که از قبل مشخص کردهاید، بررسی کنید. برای مثال، اگر به کسی مأموریت دادهاید که از اصفهان به تهران برود، میدانید که دو ساعت بعد از حرکت باید به کاشان رسیده باشد. بررسی کنید آیا در این دو ساعت به کاشان رسیده است یا خیر. آیا فرد مطابق با برآوردهای ذهنی و تجربی شما از پروژه پیش میرود؟ آیا آموزشها و مطالبی که برای او آماده کردهاید مؤثر بوده است؟ آیا پروژه با مسئولیتپذیری پیش میرود و فرد پاسخگو است یا خیر؟
چهارمین نکته: اگر کار را به کسی تفویض میکنید، او باید سه مهارت کلیدی داشته باشد:
۱. مهارت تصمیمگیری
۲. مهارت مدیریت اولویتها: توانایی تشخیص اینکه چه کارهایی باید زودتر از دیگر کارها انجام شود تا درصد پیشرفت پروژه افزایش یابد.
۳. مهارت مدیریت برنامهریزی: دانستن اینکه یک ایده به چه نرمافزارها، سختافزارها، ارتباطات، دانشها و تجهیزات نیاز دارد و در چه زمانی باید انجام شود.
این سه مهارت به شما کمک میکند تا تفویض اختیار موفقی داشته باشید.
سخن پایانی
مطالب زیر را حتما مطالعه کنید
مدل کسبوکار: چارچوبی برای موفقیت کسبوکارها
فرآیند راهاندازی کسبوکار و خط رشد کسبوکار چیست؟ الزامات رشدی فردی کارآفرین چیست؟
چطور میتوانیم ایدههای جدید کسبوکار پیدا کنیم؟
راهنمای جامع نگارش طرح کسبوکار: مراحل، ضرورتها و بخشهای کلیدی
دیدگاهتان را بنویسید