رازهای موفقیت در تیمسازی: راهکارهای عملی برای سازمانها
یکی از اهداف همیشگی مدیران، تشکیل یک تیم قدرتمند است. اما آیا افرادی که توسط مدیران انتخاب میشوند و در کنار هم قرار میگیرند، میتوانند واقعاً یک تیم باشند؟ آیا قادرند با هم همکاری موثر داشته باشند؟ ساختن یک تیم موفق معمولاً چالشبرانگیز است؛ زیرا بسیاری از افراد تفاوت میان تیم و گروه را بهخوبی نمیدانند.
اولین وجهاشتراک اعضای یک تیم، منافع مشترک آنها است که به فعالیتهای مشترک تبدیل میشود. فعالیتهای مشترک، لزوماً یکسان و مشابه نیستند؛ بلکه فعالیتهایی هستند که در کنار هم، وابسته به یکدیگر و در ارتباط با هم انجام میگیرند.
ایجاد یک تیم کار سادهای نیست. ممکن است تصور کنیم که با جمعآوری افرادی در کنار هم و ایجاد تعامل، کارها به خوبی پیش میروند؛ اما این ویژگی یک گروه است. تیم با گروه تفاوت دارد. در گروه، افراد منافع مشترک دارند، اما این منافع بیشتر شخصی هستند. در حالی که در تیم، منافع سازمان در اولویت است. اعضای تیم میدانند که برای رسیدن به هدفها و آرزوهای خود، ابتدا باید منافع سازمان تامین شود، زیرا این سازمان است که آنها را به موفقیت میرساند.
به همین دلیل، در گروهها شرح وظایف مشخص و تعیین شده است و هر فرد وظایف خاص خود را دارد. اما در تیم، شرح مسئولیتها مهمتر از شرح وظایف است. برای اعضای تیم، مهم نیست که در کدام واحد یا جایگاه قرار دارند؛ همه مسئولیت دستیابی به اهداف و ارتقای سازمان را بر عهده دارند.
مهمترین عاملی که یک تیم را از یک گروه متمایز میکند، توانایی افراد در انطباق و هماهنگی با یکدیگر است. به این معنا که چگونه افراد با مسئولیتها و وظایف مختلف میتوانند بهطور موثر در کنار هم کار کنند و درک کنند که نقش هر یک چگونه بر نتیجه کار دیگران تأثیر میگذارد. این انطباقپذیری به معنای آگاهی از اولویتهای کاری خود در مقایسه با اولویتهای سایر اعضای تیم است.
مثلاً در یک تیم فوتبال، یک نفر مسئول دفاع و دیگری در خط حمله است. هر کس نقش مشخصی دارد، اما همه میدانند چگونه به یکدیگر پاس بدهند و تعامل داشته باشند. اگر بازیکن خط حمله تنها به حمله فکر کند و به دفاع اهمیت ندهد، تیم به یک گروه تبدیل میشود، زیرا تنها به گل زدن فکر میکند. در حالی که بسیاری از مربیان معتقدند که حمله و دفاع در حفظ موقعیت و کنترل توپ تفاوتی ندارند و مهمترین مسئله نتیجهای است که از همکاری تیمی حاصل میشود. بنابراین، انطباقپذیری و هماهنگی، اولین و مهمترین نکته در تیمسازی است.
و یاری رساندن به یکدیگر، دومین ویژگی است
یکی دیگر از نکات بسیار مهم که از تجربه شخصی من نیز میآید، کمکرسانی در تیم است.
در تیم، برخلاف گروه، افراد تلاش میکنند تا مشکلات یکدیگر را حل کنند. به این معنا که اگر بخشی یا فردی با چالشی مواجه شود یا بهدلیل کمبود تجربه یا سابقه قادر به انجام کاری نباشد یا تحت فشار و استرس قرار گیرد، سایر اعضای تیم به او کمک میکنند و تجربیات خود را با او به اشتراک میگذارند. این حمایت متقابل به تیم کمک میکند تا به صورت هماهنگ و موثر عمل کند.
در تیم، افراد نمیگویند چون وظایف او متفاوت است، به من ربطی ندارد و مسئولیت رشد هر کس بر عهده خودش است. این نمونهای عالی از تفاوت میان گروه و تیم در توضیح مسئولیتها و وظایف است.
در گروه، افراد معمولاً میگویند که این کار وظیفه من نیست و تنها به انجام وظایف خودشان میپردازند. اما در یک تیم، اعضا باور دارند که علاوه بر انجام وظایف خود، مسئولیت پیشرفت و موفقیت همتیمیهایشان را نیز بر عهده دارند. این روحیه همکاری و حمایت متقابل است که تیم را از یک گروه متمایز میکند و باعث میشود که همه به سوی اهداف مشترک حرکت کنند.
اگر در تیم، فردی با چالش، نگرانی یا موانع در ایدهپردازی و اجرا مواجه شود، اصلاً نگران نیست که بگوید نمیدانم یا نمیتوانم و بدون تردید از دیگران کمک میگیرد. به نظر من، این ویژگی بسیار مهمی است؛ زیرا وقتی در سازمان به این مرحله برسیم، به این معناست که بسیاری از مسائل دیگر در تیم ما حل شدهاند.
برای بهبود عملکرد تیم، چه اقداماتی میتوانیم انجام دهیم؟
سؤال اساسی این است که بهعنوان مدیر، چه وظایفی بر عهده داریم تا این سرمایههای انسانی را بهمانند سرمایههای مادی، پول و زمان حفظ و تقویت کنیم؟ این سرمایههای انسانی بهعنوان مکملی برای سرمایههای اقتصادی ما عمل میکنند و میتوانند عامل رشد و توسعه ما باشند. اولین اقدامی که باید برای تیم خود انجام دهیم، چیست؟
واقعیت این است که ما نمیتوانیم به تیممان انگیزه بدهیم؛ هیچ نوع انگیزهای، چه مادی، چه اعتباری و چه از هر نوع دیگر. در هیچ سازمانی، مدیران قادر به انگیزهدهی مستقیم به کارکنان نیستند؛ زیرا انگیزه مانند سوخت است که با گذشت زمان تمام میشود و وقتی این اتفاق بیفتد، سطح انگیزه در سازمان نیز کاهش مییابد.
وظیفهی اصلی مدیر، فراهم کردن محیطی است که در آن افراد قادر باشند به خود انگیزه بدهند و خودشان را به جلو برانند.
اولین نشانهی یک محیط انگیزهبخش، امکان رشد و یادگیری است. مدیر باید پیش از آنکه سازمان را به یک بنگاه اقتصادی تبدیل کند، آن را به منبعی از تجربهها و دانش تبدیل نماید. این کار مسئولیتی را که در ابتدا به آن اشاره کردم، ایجاد میکند. یعنی محیطی که در آن افراد بتوانند رشد کنند و نسبت به پیشرفت خود و همتیمیهایشان مسئول باشند. اگر بتوانیم منابع و محتواهای آموزشی مانند کتابها، فیلمهای آموزشی تخصصی و اطلاعات جامع مرتبط با بخش خود را تهیه کرده و در اختیار دیگر بخشها قرار دهیم، مسئولیتپذیری بهطور طبیعی شکل خواهد گرفت.
طبیعی است که برخی افراد عاشق چنین فضایی میشوند و برخی دیگر تمایلی به رشد، یادگیری و توسعه خود ندارند. به نظر من، این بهترین فیلتر برای جداسازی افراد مؤثر از افراد غیرمؤثر در سازمان است. اگر کسی نتواند از فرصتهای موجود در سازمان برای رشد و آموزش خود بهرهبرداری کند، جایگاهش مشخص است.
البته بسیاری از مدیران از ایجاد چنین محیطی هراس دارند و فکر میکنند که اگر سطح علمی و تجربی کارکنان از خودشان بالاتر برود، دیگر قادر به کنترل تیم نخواهند بود و مدیریت از دستشان خارج میشود. اما به نظر من، این نظریه مدتهاست که منسوخ شده و دیگر نمیتوان با روشهای قدیمی نظارت مستمر و فرآیندهای مچگیرانه، افراد را بهدرستی هدایت کرد. اکنون باید بر ایجاد محیطی متمرکز شد که افراد بتوانند آزادانه رشد کنند و بهطور طبیعی به مسئولیتهای خود عمل کنند.
فرآیند تولید چرخدنده کاهنده سازمان چگونه است؟
ترس از اینکه کارکنان بیشتر از ما بدانند، ترسی مهلک است که منجر به برخی رفتارهای افراطی در مدیریت میشود. کنترلهای بیشازحد، بازخواستهای غیرضروری و پرسشهای بیپایه و اساس، نمونههایی از این رفتارها هستند. این اقدامات بهتدریج به روحیه تیم و سازمان لطمه میزند. کارکنان احساس میکنند که سازمان نمیتواند رشد و پیشرفت آنها را بپذیرد و این حس، یک چرخدنده سالم را به یک چرخدنده قفل شده تبدیل میکند. این چرخدنده بههمراه دیگر چرخدندهها حرکت میکند و بهتدریج سرعت کل سازمان را کاهش میدهد. هر چرخدندهای سرعت چرخدندههای دیگر را کند میکند و این کاهش سرعت در سراسر سازمان گسترش مییابد و در نهایت منجر به شکست سازمان میشود. در حقیقت، مسئولیت این شکست به مدیر برمیگردد که چنین فضایی را ایجاد کرده است.
بهجای اینکه تلاش کنیم جلوی رشد دیگران را بگیریم تا خودمان پیشرفت کنیم، بهتر است خودمان رشد کنیم و بهبود یابیم.
اگر مدیری بتواند یک گام از سازمان جلوتر باشد، به مراتب بهتر میتواند آن را هدایت کند. اما وقتی مدیری بهدلیل کمبود دانش و تخصص، مانع پیشرفت کارکنان میشود، در واقع به خود و سازمان آسیب میزند. چنین مدیری با محدود کردن رشد کارکنان، خود را در موقعیتی ضعیف قرار میدهد و در نتیجه، تمرکز و کارایی سازمان را نیز کاهش میدهد. در این شرایط، مدیر به دلیل نداشتن دانش، تخصص و تجربه کافی نسبت به کارکنانش، تمرکز خود را از دست میدهد و به تدریج باعث ایجاد اختلال در تمرکز و عملکرد کل سازمان میشود.
روشهای اجرای تصمیمات در تیم
روش اجرای تصمیمهای سازمان یکی از عوامل کلیدی در تیمسازی موثر است. همواره میان طراحی استراتژی، تصمیمگیری درباره یک هدف و اجرای آن، تفاوتها و انحرافات زیادی مشاهده میشود. علت اصلی این مشکل، عدم مشارکت اعضای تیم در تدوین استراتژیها و تصمیمگیریهاست. بهطور غریزی، وقتی افراد در فرآیند تصمیمگیری مشارکت نداشته باشند، حتی در محیط خانواده، برای اجرای آن مقاومت میکنند؛ مانند سفری که بدون مشورت با اعضای خانواده برنامهریزی میشود. بدیهی است که در طول سفر مخالفتها و تضادهای زیادی بروز خواهد کرد، حتی اگر بهترین امکانات فراهم باشد.
وقتی میخواهیم ایده، راهبرد یا هدفی را در سازمان پیادهسازی کنیم، مانند برنامهای برای مارکتینگ(بازاریابی) در شبکههای اجتماعی، تولید محتوا، یا بهبود ارتباط با مشتریان، که نیازمند مشارکت افراد مختلف سازمان است، اگر اعضای تیم را در فرآیند تصمیمگیری دخیل کنیم و از نظرات و ایدههای آنها بهرهمند شویم، سرعت و چابکی تیم به طور قابل توجهی افزایش مییابد. مدیر در این میان نقش کلیدی دارد و باید فضایی باز برای تصمیمگیری فراهم کند. به نظر من، مدیر باید با ایجاد جریان مداوم ایدهها و مشارکتهای تجربی بین اعضای تیم، هم فضای تصمیمسازی و هم فضای تصمیمگیری را تقویت کرده و فرآیندها را تسریع کند. در نهایت، این اقدامات موجب افزایش مسئولیتپذیری افراد میشود که در بخش قبل به آن اشاره شد. در این حالت، اعضای تیم با تعهد و هدفمندی بیشتری نسبت به تصمیمات و اجرای آنها عمل خواهند کرد.
مطالب زیر را حتما مطالعه کنید
مدل کسبوکار: چارچوبی برای موفقیت کسبوکارها
فرآیند راهاندازی کسبوکار و خط رشد کسبوکار چیست؟ الزامات رشدی فردی کارآفرین چیست؟
چطور میتوانیم ایدههای جدید کسبوکار پیدا کنیم؟
راهنمای جامع نگارش طرح کسبوکار: مراحل، ضرورتها و بخشهای کلیدی
دیدگاهتان را بنویسید