رازهای مدیریت منابع انسانی: نکات کلیدی که باید بدانید
در مدیریت منابع انسانی هر سازمان باید قادر باشد تشخیص دهد هر یک از کارکنان در چه زمینههایی توانمند هستند یا تواناییهای آنها در کدام بخشها بیشترین کارایی را دارد. به نظر شما، آیا وظیفه مدیران است که این تواناییها را شناسایی کنند یا باید خود کارکنان این تواناییها را اعلام کنند؟ چرا برخی کارکنان در محل کار کمکاری میکنند اما در حضور مدیر خود را پرکار نشان میدهند؟ این افراد مانند خون آلودهای در رگهای سازمان هستند که هیچ اکسیژنی به آن نمیرسانند. در دورهای که به اصطلاح، دورهی کارمندسالاری است، چگونه باید این مسائل را مدیریت کرد؟
پرسش اصلی این است که چرا بسیاری از سازمانها با وجود داشتن منابع مالی خوب و برنامههای بازاریابی قوی، عمر کوتاهی دارند؟ طبق آمار سازمان مدیریت صنعتی، عمر متوسط یک سازمان در کشور ما حدود هجده سال است. بیشتر سازمانها پس از هجده سال یا دیگر وجود ندارند یا تأثیرگذار نیستند.
در ایران تعداد کمی شرکتهای قدیمی یا در حال رشد وجود دارند. دلایل مختلفی برای این طول عمر کوتاه مطرح میشود که اغلب به دولت و سیاستهای آن برمیگردد. اما این دلایل قانعکننده نیستند چون این شرایط همیشه و برای همه وجود دارد.
با این همه، ما و تیممان چگونه میتوانیم از سازمان خود محافظت کنیم تا عمر بیشتری داشته باشد؟ از خود بپرسید کارکنان شما چگونه از سازمان شما محافظت میکنند؟ به یاد داشته باشید که آنها برای محافظت از سازمان شما باید در وهله اول از خودشان نیز محافظت کنند. برای سازمانتان باید برنامههای خودمحافظتی طراحی کنید.
آیا میدانید چرا به محافظت فکر نمیکنید؟ چون کمتر در موقعیت بحرانی قرار گرفتهاید. مراقبت برای شرایط بحرانی نیست، بلکه برای حفظ موقعیت سازمان در بازار است. سازمانها عمر کوتاهی دارند چون نیروی انسانی دارند اما نیروی انسانی مؤثر و کارآمد ندارند. اغلب مدیران به کارکنان بهعنوان منابع قابل سرمایهگذاری نگاه نمیکنند.
همیشه پیشگیری بهتر از پاسخ سخت است. پاسخ سخت هزینه دارد و باعث تخریب و نیاز به ترمیم میشود.
از چه میترسیم و چرا؟
سازمانها تعداد کارکنان خود را زیاد میکنند زیرا اغلب مدیران فکر میکنند که نیروی زیاد به معنای پیشرفت سازمان است. اما در صورت بروز بحران، آیا این نیروها میتوانند از شما دفاع کنند؟ آیا رقیب با دیدن تعداد کارکنان شما از حمله منصرف میشود؟ منابع انسانی بر تمام منابع دیگر مقدم است. حتی منابع مالی خوب، نمیتواند تضمینی برای جذب منابع انسانی خوب باشد. به یاد داشته باشید که کارکنان خوب دیگران، شاید کارکنان بدی برای شما باشند. شاید این تجربه را داشتهاید که افراد زیادی با رزومههای خوب استخدام کردهاید اما آنطور که انتظار داشتید عمل نکردهاند. هر فردی که وارد سازمان شما میشود، اطلاعات زیادی درباره شما و سازمانتان بدست میآورد و حفظ این اطلاعات بسیار مهم است.
پیشرفت یک سازمان و سرمایهگذاری روی آن مانند پیشرفت فرزندان یک خانواده است. برای رشد و پیشرفت فرزندان خود چه میکنید؟ قطعاً همهنوع امکانات را در اختیار آنها قرار میدهید. در سازمان هم همینطور است. مدیران منابع انسانی را میشناسند اما به مدیریت انسانی عمل میکنند و به منابع انسانی به دید کارمند نگاه میکنند. امروزه دوران رویکرد مدیریت انسانها، دستورالعملهای کاذب سازمانی، اما و اگرها، خطمشیهای طولانی و… تمام شده و مدیریت منابع انسانی جایگزین آن شده است.
مدیریت منابع انسانی یعنی چه کارهایی انجام دهیم تا منابع انسانی بتوانند خودشان را به شکلی صحیح مدیریت کنند. این مشکل اصلی بسیاری از سازمانهاست که در لایههای دور از مدیریت اتفاقاتی میافتد که مدیر هرگز از آنها باخبر نمیشود. کارکنان، جاخالی دادن در سازمان را بلدند. یادتان باشد کنترل بیشازحد، عامل استرسزایی است؛ هم برای سازمان و هم برای مدیر.
وقتی همیشه چیزی را کنترل میکنید، مانند ارتشی آماده جنگ هستید که مدام جایی را هدف گرفتهاید بدون اینکه شلیک کنید و همین، انرژی شما را میگیرد و در لحظهای که باید شلیک کنید، آنقدر خستهاید که قطعاً شلیک شما به هدف برخورد نمیکند.
در گذشته، از نیروی انسانی بهعنوان دستمایه استفاده میکردند؛ مانند خط تولید، میز و صندلی و هر چیز دیگر و نگاه ابزاری به آن داشتند. اما امروزه از دستمایه به سرمایه تبدیل شده است. بین دستمایه بودن و سرمایه بودن تفاوتهای بسیاری وجود دارد.
منابع انسانی درست در فرهنگ سازمانی درست شکل میگیرد. اگر در فرهنگ سازمان شما محافظت معنایی نداشته باشد، منابع انسانی دیگر کارایی ندارند. همانطور که یک ورزشکار حرفهای به دلیل تغییر محیط و دور بودن از فضای ورزشی، بعد از مدتی وضعیت جسمی، آمادگی و مهارتهای خود را از دست میدهد، منابع انسانی سازمان شما هم دچار افت میشوند.
عوامل موثر در کاهش بهرهوری منابع انسانی و روشهای مقابله با آنها
چرا با وجود تمام تلاشها و دیدگاههایی که دارید، بهرهوری منابع انسانی شما کاهش مییابد؟ در بخش مدیریت منابع انسانی شرکت مایکروسافت، طی یک هفته دو میلیون ساعت کار انجام میشود. اما وقتی تیمی مشاورهای مکنزی عملکرد کارکنان شرکت را بررسی کرد، دریافتند که با وجود اینکه همه نیروها با بالاترین بهرهوری کار میکنند، خروجی نهایی آنها به اندازه دو میلیون ساعت کار در هفته نیست؛ یعنی بخش زیادی از کارها، خروجی ملموسی ندارد.
چرا این اتفاق میافتد؟ عوامل متعددی در کاهش بهرهوری نیروی انسانی دخالت دارند که در اینجا به برخی از آنها که با شرایط کشور ما هماهنگ هستند، میپردازیم:
1.توجه زیاد به شروع خوب
گاهی نیرویی استخدام میکنید و فکر میکنید نیروی کارامد و خوبی پیدا کردهاید اما این تازه اول کار است و طبیعی است که همهچیز خوب باشد. باید ببینید که آیا کار به همین خوبی ادامه مییابد یا خیر. آیا این فرد میتواند به یک بادیگارد برای سازمان تبدیل شود؟ در بسیاری از سازمانها هنگام بروز بحران و مشکل، نیروها مانند کودکانی که پشت پدر و مادرشان پنهان میشوند، پشت مدیر میروند. این افراد نه تنها نمیتوانند از سازمان محافظت کنند، بلکه انرژی بیشتری از مدیر میگیرند. شروع خوب بهتنهایی کافی نیست. گول خوب بودن کارکنان را در ابتدای کار نخورید. طبیعی است که در ابتدای کار، همه برای به دست آوردن امنیت شغلی تلاش کنند و حتی گاهی دروغ بگویند.
2.آدمها، مثل فصلها هستند
نگرش، دیدگاهها و روحیات افراد متفاوت است و در طول زمان تغییر میکند. گاهی نیروی خوبی در سازمان دارید که همیشه به او اطمینان داشتید، اما بعد از مدتی به بیانگیزهترین فرد تبدیل میشود. فردی که همیشه مثال زدنی بود، اکنون میبینید که بسیاری از مشکلات را ایجاد میکند.
3.کم شدن تمرکز و دور شدن از هدف
در مقاله های قبلی دربارهی دور یا منحرف شدن از هدف به صورت کامل حرف زدیم.
4.روزمرگی فضای رشد
وظیفه شما بهعنوان مدیر سازمان، رشد سازمان نیست. شما باید محیطی برای رشد فراهم کنید تا افراد بتوانند از این محیط بهره ببرند. افراد درست، با تغذیه و هدایت مناسب، به نتایج مطلوب میرسند.
5.اهداف باورنکردنی
هر کسی بهتر از دیگران تواناییهای خودش را میشناسد. تعیین اهداف غیرواقعی برای سازمان موجب کاهش بهرهوری میشود. برای مثال، اگر هدف فروش سال گذشته یک میلیارد تومان بوده و برای امسال هدف یکونیم میلیارد تومان تعیین کنید و نیروهای سازمان این هدف را باور نداشته باشند، بهرهوری کاهش مییابد. شاید مستقیم به شما نگویند اما خودشان میدانند که نمیتوانند این هدف را محقق کنند.
6.نداشتن یادگیری مستمر
اغلب افراد در مواجهه با مشکل به سراغ آموزش میروند، اما این آموزشها تداوم ندارد و کارایی لازم را ایجاد نمیکند.
7.نبود مدیریت دانش ضمنی
به نظر من، هر سازمانی باید یک دانشنامه داشته باشد که شامل تمام اتفاقات بهروز سازمان از ابتدا باشد. اگر به پروندههای آدمربایی توجه کنید، میبینید که برای حل آنها ابتدا موارد مشابه را بررسی میکنند. هرچه نمونههای بیشتری بایگانی شده باشد، این پروندهها زودتر حل میشود. دانش ضمنی، دانشی است که افراد بدون توجه به تحصیلات دانشگاهی به سازمان اضافه میکنند.
دانش هر سازمانی مختص همان سازمان است. میزان رشد سازمان شما، متناسب با رشد دانش ضمنی آن است.
8.نابود کردن تخیل و تفکر واژگون
در بسیاری از مواقع، مدیران مانع بروز تخیل و فکر کردن کارکنان میشوند و فرصتهای فکری مناسبی برای آنها ایجاد نمیکنند. آخرین باری که با کارکنان خود جلسهای برگزار کردهاید و از آنها خواستهاید ایدههای نوآورانه ارائه دهند، کی بوده است؟ اگر از افراد سازمان نخواهید از خلاقیت خود استفاده کنند، به روزمرگی عادت میکنند.
9.تورم نیروی انسانی
در سازمانهای ایرانی، این مسئله زیاد وجود دارد. بسیاری از سازمانها به محض مواجهه با مشکلی که نیروهای قدیمی قادر به حل آن نیستند، به فکر جذب نیروی جدید میافتند. این کار در سازمان تورم ایجاد میکند و سازمان را فربه و چاق میکند. در بیشتر مواقع، تعداد کارکنان سازمانها بسیار بیشتر از نیاز واقعی است. حداکثر بهرهوری هر سازمان از یک فرد در طول یک سال، ده ماه است. درحالیکه برای پانزده ماه باید حقوق پرداخت کنید؛ دوازده ماه حقوق، یک ماه عیدی، سنوات، پاداش و… . در اغلب موارد، تورم نیروی انسانی عامل اصلی کاهش بهرهوری است. وقتی مشکلی پیش میآید، بسیاری از کارکنان با خود میگویند وقتی اینهمه نیرو در سازمان هست، چرا من خودم را درگیر مشکلات کنم.
اصول مدیریت منابع انسانی مؤثر: از تئوری تا عمل
کارکنان راضی منجر به ایجاد مشتریان راضی میشوند؛ این موضوع کاملاً بدیهی است و برای همه روشن است. اما چطور میتوان کارکنان راضی را شکل داد؟ لازم به ذکر است که کارکنان راضی الزاماً عملکرد بالایی ندارند. در جامعهای که اقتصاد و تجارت بهگونهای است که کارکنان راضی، عملکردی متناسب با رضایتشان ندارند، این مسئله قابل اندازهگیری نیست.
برای جذب کارکنان مؤثر به نکات زیر توجه کنید:
1.تعریف معیار درست
واقعیت این است که وقتی میخواهید نیرویی استخدام کنید، با خود میگویید اگر من کارمند بودم، چه معیارهایی داشتم و براساس همین معیارها نیرو استخدام میکنید. یکی از دلایل اصلی نتیجه نگرفتن از کارکنان، همین مسئله است. بسیاری از مدیران میگویند: «اگر من جای شما بودم،…» این قیاس درستی نیست. برای مثال، مدیری میگوید: «چقدر خوب بود اگر میتوانستم نیرویی با ۷۰ درصد کارایی خودم پیدا کنم.» چنین چیزی امکانپذیر نیست. نیاز به جرأت دارد که نیرویی بهتر از خودتان استخدام کنید. این موضوع که خودتان را نیروی خوبی بدانید و بر اساس آن دیگران را استخدام کنید، معیار درستی نیست.
2.تولید امنیت
اگر به سازمانتان نگاه کنید، خواهید دید که هر کس در حال تولید چیزی است. برخی در حال خلق ایده هستند، برخی در حال ارائه خدمات و رضایت مشتری و برخی دیگر در حال ایجاد استرس و بیانگیزگی. در سازمان خود دقت کنید و ببینید افراد چه چیزهایی تولید میکنند.
3.انعطافپذیری
در دنیای امروز که هیچ ثباتی وجود ندارد، یکی از ویژگیهای مهم کارکنان این است که انعطافپذیر باشند. بزرگترین چالش ما در زندگی این است که به دنبال ثبات هستیم؛ آن هم در دنیایی که هیچ ثباتی وجود ندارد. به همین دلیل، زمانی که میخواهید رشد و ثبات ایجاد کنید، بازار و شرایط تغییر میکند و روحیه شما و سازمانتان تضعیف میشود.
4.دارایی بهجای هزینه
دیدگاهتان باید تغییر کند و داراییها باید جای هزینهها را بگیرند. شما برای هزینههای خود هیچ هزینهای نمیکنید، اما برای داراییهایتان هزینه میکنید. تا زمانی که به کارکنان به چشم هزینه و مشکل نگاه کنید، سازمانتان نمیتواند نیروهای توانمند و قدرتمندی پیدا کند. طبق آمار مکنزی، هر نیروی انسانی باید حداقل ۵ تا ۱۵ برابر هزینهای که برای سازمان دارد، رشد ایجاد کند.
5.همترازی
بسیاری مواقع کارکنان سازمانها همتراز نیستند. گاهی هدفتان این است که افراد جدیدی را استخدام کنید تا نیروهای قدیمی را بازنشسته کنید. این کار اصول خاص خودش را دارد. شاید بگویید فرد جدید در مرحله کارآموزی است. یکی از علتهای همتراز نبودن، ترس مدیران است که به آن خواهم پرداخت.
6.هدف مشخص
از کارکنانتان بپرسید هدف سازمان شما چیست؟ ببینید چه پاسخهایی میدهند. اگر احساس کردید دچار معذوریت میشوند، از آنها بخواهید نظرشان را بنویسند. نزدیک بودن هدف کارکنان به هدف سازمان اهمیت بسیار زیادی دارد. این کار، قدم کوچکی است که تأثیر شگرفی دارد. برای رشد کردن نیاز به انجام کارهای بزرگ ندارید، فقط کافی است کارهای کوچک را همیشه انجام دهید. مطمئن باشید به نتیجه میرسید.
7.ابزار مشخص
بیشتر مواقع، هدف مشخصی وجود دارد، اما ابزارهای لازم برای دستیابی به این هدف وجود ندارد. سازمانها باید ابزارهای زیادی داشته باشند. منظور از ابزار همان اسلحه است. هر هدف بزرگ و مشخص به ابزار مشخص نیاز دارد.
8.استراتژی پشتیبانی
گاهی فردی را استخدام میکنید که هم خوب کار میکند، هم وفادار است، ولی از او پشتیبانی نمیکنید. فراموش نکنید که سازمان مانند خانواده شماست. با فرزندانتان چگونه رفتار میکنید؟ آیا او را به حال خودش رها میکنید؟ پشتیبانی شما از فرزندانتان، دقیقاً همان استراتژی پشتیبانی است. کارکنان به پشتیبانی نیاز دارند. بیشتر سازمانها استراتژیهای رشد دارند، اما پشتیبانی نمیکنند.
9.اتحاد
بیشتر مواقع، کارکنانی که استخدام میکنید، استعداد و توانایی خوبی دارند و هر کس در کار خودش بهترین است اما کارکنان متحد نیستند. فکر میکنند چون بهترین هستند، باید مستقل از دیگران عمل کنند.
10.مدیریت مشوقهای مالی و غیرمالی
در مدیریت منابع انسانی، مشوقهای غیرمالی اهمیت بسیار زیادی دارد. یادتان باشد که همهچیز پول نیست. پاداش مالی برای کارمندی که بیانگیزه شده، تا یکجایی جواب میدهد، ولی همیشه نتیجهبخش نیست. حتی ممکن است کارمند سازمان شما را ترک کند. ما عادت کردهایم دیگران را تربیت و تنبیه کنیم. شما نمیتوانید دیگران را تربیت کنید، اما میتوانید شرایطی به وجود بیاورید و الگوهایی ایجاد کنید که خودشان تغییر کنند.
پاداشهای مالی نقطه رشد نیستند؛ بلکه نقطه بحران هستند. هر وقت احساس کردید که باید پاداش مالی بدهید، بدانید که سازمانتان به نقطه بحرانی رسیده است. نباید اجازه میدادید کار به اینجا برسد.
صرف اینکه به نتیجه نرسیدهاند، نباید کاری را که انجام دادهاند، نادیده بگیرید. شاید در ادامه مسیر، رشد پیدا کند.
11.وفاداری
وفاداری شاخص رشد هر سازمان و تضمینکننده امنیت شغلی است؛ هم برای مدیران و هم برای کارکنان. وفاداری به این معناست که کارکنان اطمینان داشته باشند تا زمانی که در سازمان شما فعالیت میکنند، مورد توجه قرار میگیرند و در خانواده و اجتماع دیده میشوند. با ایجاد وفاداری، افراد ایدههای خود را به اشتراک میگذارند. بسیاری از کارکنان سازمانها به دنبال این هستند که چگونه میتوانند از اعتبار سازمان بهرهبرداری کرده و بعد از مدتی از آن جدا شده و برای خود به صورت مستقل کار کنند. به عنوان مثال، کارخانهای تأسیس کنند، حسابداری مستقل شوند، شرکت نرمافزاری راهاندازی کنند و … اگر بتوانید با مدیریت صحیح نیروهای انسانی، وفاداری ایجاد کنید و کارکنان سازمان شما درک کنند که در رشد سازمان سهیم هستند و با شما باید بازنشسته شوند، وفاداری به شما و سازمانتان بیشتر میشود. این مسئله عمق بیشتری به سازمان شما میبخشد.
همانطور که در ابتدا اشاره شد، عمر سازمانها کوتاه است. بسیاری از شما نگران آینده سازمانتان پس از خود هستید. اگر در خانواده به کودکانمان وفاداری را نیاموزیم، آنها نیز در آینده نخواهند توانست وفاداری در سازمان را رعایت کنند. از دیدگاه مدیریت منابع انسانی، حمایت از نوآوری میتواند به ایجاد وفاداری در میان کارکنان سازمان کمک کند.
مطالب زیر را حتما مطالعه کنید
مدل کسبوکار: چارچوبی برای موفقیت کسبوکارها
فرآیند راهاندازی کسبوکار و خط رشد کسبوکار چیست؟ الزامات رشدی فردی کارآفرین چیست؟
چطور میتوانیم ایدههای جدید کسبوکار پیدا کنیم؟
راهنمای جامع نگارش طرح کسبوکار: مراحل، ضرورتها و بخشهای کلیدی
دیدگاهتان را بنویسید