استراتژیهای موثر برای اخراج کارکنان با حفظ احترام و اصول اخلاقی
اخراج کارکنان، شرایط حساسی است که هر لحظه ممکن است هر کسبوکاری را درگیر کند. گاهی مدیر به نقطهای میرسد که میبیند تمام سرمایهگذاریها، زمان و فرصتهایی که به یک فرد اختصاص داده شده، دیگر بازدهی ندارد.
اخراج مناسب، گاهی حتی موثرتر از استخدام مناسب است.
ممکن است فردی که استخدام شده، انسان خوبی باشد و واقعاً بخواهد رشد کند و تلاش کند؛ اما گاهی مدیر به نقطهای میرسد که متوجه میشود تمام سرمایهگذاریهایی که برای این فرد انجام شده، بینتیجه بوده است. یک راهحل این است که با ایجاد تنش و درگیر کردن خود و سازمان در مسائل پیچیده حقوقی و قانونی، مشکل را تشدید کنیم. این تنشها نه تنها ما و دیگران را درگیر میکند بلکه تمرکز سازمان را نیز از بین میبرد. اما راهحل بهتر این است که این موقعیت را به شکلی هوشمندانه مدیریت کنیم و به خاطر داشته باشیم که اخراج مناسب، میتواند گاهی موثرتر از استخدام مناسب باشد..
چرا از ابتدا انتخاب درستی نکنیم تا به مرحله اخراج نرسیم؟ این سوال بهخودی خود اشتباه است و چنین تفکری میتواند ما را به مسیر نادرستی هدایت کند. یک سوال نادرست، همیشه به پاسخ نادرست منجر میشود. واقعیت این است که شرایط سازمانها و افراد با گذشت زمان تغییر میکند. ممکن است سازمان به دلیل رشد و توسعه یا تغییرات جایگاهی دچار تحول شود. گاهی اوقات سازمان به مرحلهای میرسد که افرادی که تا آن لحظه همراه آن بودهاند و به رشد آن کمک کردهاند، دیگر توان همگامی با سطح جدید توسعه را ندارند. مانند تیمی که به جام جهانی میرود؛ بازیکنان آن تیم باید توانایی رقابت در آن سطح را داشته باشند و به همان اندازه که رقابتها سختتر میشوند، تمرینات نیز باید سختتر شوند. این تغییرات ممکن است باعث شود برخی افراد از برنامههای توسعه سازمان عقب بمانند.
برای مثال، بعضی اوقات میگویند این فرد، انسان خوب، دلسوز و قابل اعتمادی است، اما عملکردش ضعیف است؛ با این حال تصمیم میگیریم او را نگه داریم و اخراجش نکنیم. در این حالت، رشد سازمان دچار وقفه میشود. از سوی دیگر، ممکن است بگویند این فرد بسیار متخصص است، اما از نظر شخصیت یا اخلاق با مشکل مواجه است. مشکل اصلی این مدیران در مدیریت مسائل اخلاقی، رفتاری و شخصیتی کارکنان نهفته است که هر کدام به نوعی متفاوت هستند.
مدیران باید به این نکته توجه کنند که برای پیشرفت سازمان، نیاز به توازن بین اخلاق و عملکرد است. نگه داشتن افرادی که فقط یک بعد قوی دارند، نمیتواند به رشد و توسعه پایدار منجر شود. باید با دقت و تیزبینی، کارکنان را ارزیابی کرده و تصمیماتی بگیرند که به نفع کل سازمان باشد. تنها در این صورت است که میتوان به موفقیتهای بزرگ دست یافت.
به هر نتیجهای که رسیدیم، باید بیدرنگ اقدام کنیم و زمان را از دست ندهیم!
در فرآیند استخدام باید زمان بگذاریم و به افراد فرصتهای لازم را بدهیم؛ اما در مورد اخراج، باید حداکثر تا ۴۸ تا ۷۲ ساعت پس از تصمیمگیری، موضوع را به فرد اعلام کنیم. اخراج میتواند به صورت فوری یا غیرفوری انجام شود. برای مثال، میتوانیم به شخص بگوییم که پس از اتمام قرارداد سالانهاش، قرارداد تمدید نخواهد شد. نکته مهم این است که پس از رسیدن به این نتیجه، نباید نگه داشتن فرد در سازمان را طولانی و فرسایشی کنیم؛ زیرا آن فرد دیگر کارایی لازم را نخواهد داشت و خود او نیز میداند که باید برود. در این یکی دو ماه باقیمانده، عملاً هیچ بهرهوری برای ما نخواهد داشت و تنها هزینهبر خواهد بود. بنابراین، بهتر است تا همینجا از پرداخت هزینههای اضافی جلوگیری کنیم.
ضربالمثل قدیمی میگوید: «جلوی ضرر را از هرجا بگیرید، منفعت است.» این جمله ساده، معنای عمیقی در دنیای تجارت دارد که مدیران باید با دقت به آن توجه کنند. در واقع، این ضربالمثل میتواند به عنوان یک راهنمای ارزشمند برای اتخاذ تصمیمات هوشمندانه و جلوگیری از هزینههای غیرضروری در کسبوکارها عمل کند.
اولین گام در فرآیند اخراج این است که تصمیم خود را بر اساس اطلاعات دقیق و کامل اتخاذ کنیم. این تصمیم باید مبتنی بر دادههایی باشد که خودمان جمعآوری کردهایم، نه بر اساس شنیدهها و اطلاعات دیگران. در این میان، چند نکته مهم وجود دارد که باید در نظر گرفته شود:
گام اول
اولین نکتهای که از اطلاعات به دست میآوریم، سطح مسئولیتها و پروژههایی است که فرد در سازمان به عهده دارد و در صورت نبود او، کدام بخش از پروژهها متوقف میشود. پس از خروج فرد از سازمان، باید به ادامه پروژهها فکر کنیم و نباید تمام مراحل پروژه را از ابتدا آغاز کنیم. مستندسازی فعالیتهای فردی که تصمیم به اخراج او گرفتهایم، امری ضروری است. این مستندسازی باید به عنوان یک تعهد تیمی در قرارداد ذکر شود، به طوری که کارکنان موظف باشند پیش از ترک سازمان، گزارش فعالیتهای خود را به صورت مکتوب و مستند ارائه دهند و زمانی را برای آموزش نیروی جایگزین اختصاص دهند. در صورتی که فردی در طول همکاری و قبل از قطع آن به این بند از قرارداد پایبند نباشد، به طور طبیعی مشکلات زیادی برای سازمان ایجاد خواهد شد.
گام دوم
هر سازمانی دارای ریتم حرکت منحصر به فردی است و مدیر سازمان نقش رهبر ارکستر را ایفا میکند. اگر رهبر ارکستر متوجه شود که یکی از اعضا خارج از نت مینوازد یا نت صحیح را با ریتم کندتری اجرا میکند، چه باید بکند؟ بدیهی است که نمیتوانیم اجازه دهیم صدای سازمان ما در بازار به صورت یک موسیقی نابهنجار و ناموزون شنیده شود. بنابراین، مدیر باید تدابیری بیندیشد تا تمامی اعضای تیم در هماهنگی کامل با یکدیگر کار کنند و آوای دلنشین و هماهنگی از سازمان در بازار به گوش برسد.
ستارهی نمایش سازمان باید هرچه زودتر اخراج شود!
در هر سازمانی، افرادی وجود دارند که من آنها را ملکهی نمایش مینامم. در نمایشهای قدیمی، ملکهای بود که تمام روابط را به هم میزد و سپس کناری مینشست تا اتفاقات بعدی را تماشا کند. در سازمانها نیز چنین افرادی یافت میشوند؛ افرادی که کارشان ایجاد اختلال در روابط، سیستمها و فرآیندهاست. این افراد با ایجاد ناهماهنگی و آشفتگی، عملکرد کلی سازمان را مختل میکنند. برای حفظ سلامت و بهرهوری سازمان، شناسایی و مدیریت سریع این افراد ضروری است.
در هر سازمانی، افرادی هستند که من آنها را ملکهی نمایش مینامم. این افراد ابتدا با ایجاد اختلال در روابط و سیستمها، تمام امور را به هم میریزند. سپس گوشهای مینشینند و منتظر میمانند تا به عنوان ناجی وارد عمل شوند و مشکلاتی را که خودشان ایجاد کردهاند، حل کنند. این رفتار نه تنها ریتم سازمان را مختل میکند، بلکه روحیه دیگر کارکنان را نیز تضعیف میکند. این افراد به دلیل نیاز به تأیید و توجه، چنین فرصتهایی را ایجاد میکنند تا خودشان بهتر دیده شوند، اما نتیجه این رفتار، آشفتگی در سازمان است.در مقابل، افرادی نیز وجود دارند که من آنها را قربانی مینامم. این افراد همیشه تلاش میکنند تا تمام اتفاقات را به عوامل خارجی نسبت دهند؛ مثلاً ناهماهنگی با مشتریان یا عدم همکاری واحدهای دیگر. قربانیها و ملکههای نمایش، هر دو ریتم سازمان را مختل میکنند و مانع از دستیابی به اهداف سازمانی میشوند.هنگامی که مسئولیتی به کسی واگذار میشود، دو حالت بیشتر وجود ندارد: یا آن فرد نسبت به نتایج و خروجی کارش مسئول است یا نیست. عواملی که به عنوان دلایل ناکامی مطرح میشوند، در واقع بهانههایی بیش نیستند. برای حفظ سلامت و بهرهوری سازمان، باید با این رفتارها به طور جدی مقابله کنیم و افراد مسئولیتپذیر را تشویق کنیم.
کسانی که مرتباً بهانهتراشی میکنند و از نبود یا کمبود منابع شکایت دارند، ترکیبی از قربانیها و ملکههای نمایش هستند که میتوانند در سازمان مخرب باشند.
اما فرآیند اخراج را چگونه به درستی انجام دهیم؟
وقتی به مرحلهی اخراج میرسیم، بهترین اقدام برگزاری جلسهای با آن فرد است. باید تلاش کنیم تا فضای جلسه را آرام و بدون تنش نگه داریم. تمام هزینههایی که باید انجام میدادیم، تاکنون صورت گرفته و نباید به از دست رفتن این هزینهها فکر کنیم. ما خود مسئول این انتخاب و شرایط هستیم و باید زودتر به فکر کنار گذاشتن این فرد میافتادیم. بارها به دلیل ترس از فرصتسوزی از این اقدام صرف نظر کردهایم. اندیشیدن به این هزینهها تنها درد و زحمت بیشتری به همراه دارد. اکنون زمان آن رسیده که با آرامش و قاطعیت این تصمیم را اجرا کنیم و سازمان را به مسیر رشد و پیشرفت بازگردانیم.
بسیاری از مواقع به این نتیجه میرسیم که فلان فرد برای سازمان ما مناسب نیست؛ اما به جای اخراج فوری، زمان میخریم و این تصمیم را به تعویق میاندازیم و با خود میگوییم که فرصت دیگری به او بدهیم. در نهایت به همان نتیجهای میرسیم که ابتدا داشتیم: اخراج آن فرد. در این جلسات، آنچه بیش از همه نیاز داریم، آرامش است؛ اما فکر کردن به گذشته و سرمایهگذاریهایی که برای آن فرد انجام دادهایم، این آرامش را برهم میزند و تنش ایجاد میکند.باید به خاطر داشته باشیم که فردی که در این جلسه کنار ما نشسته و برای اخراج او مذاکره میکنیم، شغل و فرصتهایش را از دست میدهد و تلاش میکند تا ذهنیتهای دیگری ایجاد کند. چنین فضایی کاملاً آماده ایجاد تنش است و اگر به درستی مدیریت نشود، به هر دو طرف آسیب میزند و تمرکز سازمان را مختل میکند.برای مدیریت این شرایط، باید با احترام با فرد مورد نظر صحبت کنیم و تأکید کنیم که بخشی از شخصیت او برای ما ارزشمند است و بخشی از خاطرات خوب سازمان با او سپری شده است. مسئله تنها عملکرد کاری اوست و هیچ موضوع شخصی در میان نیست. با اطمینان دادن به او که این تصمیم تنها به دلیل عملکرد شغلی اوست، میتوانیم از ایجاد تنش جلوگیری کنیم و روابط را بهبود بخشیم. این اقدام میتواند از وقوع اتفاقات ناخوشایند در آینده جلوگیری کند و تمرکز سازمان را حفظ کند.
یکی از اشتباهات برخی مدیران این است که از طریق واسطهها به فرد اطلاع میدهند که دیگر نمیتواند در این سازمان کار کند. این روش نادرست است. ممکن است بگوییم که جایگاه مدیر مانع از اعلام مستقیم این خبر میشود، اما به نظر من، در سازمانها و کسبوکارهای کوچک بهتر است مدیر شخصاً و بدون واسطه، خبر اخراج را به فرد بدهد. این خبر باید بدون حاشیه و در قالب یک جلسهی دو نفره اعلام شود.
اعلام عمومی خبر اخراج در سازمان میتواند موجب ایجاد احساس عدم امنیت شغلی در میان کارکنان شود که به هیچ وجه مطلوب نیست. به نظر من، پس از اخراج فرد، باید دلایل این تصمیم را به کارکنان دیگر توضیح دهیم تا آنها با دلایل اصلی این اقدام آشنا شوند. این میتواند به عنوان درسی مهم برای کل سازمان عمل کند و باعث بهبود عملکرد سایر کارکنان شود. این آموزش تنها مختص کارکنان نیست؛ مدیر نیز باید بیاموزد چگونه به درستی استخدام کند، انگیزههای تیمی را حفظ کند و سطح عملکرد و مهارت کارکنان را ارتقا دهد. کارکنان نیز باید از این موقعیتها درس بگیرند و در جهت بهبود عملکرد خود تلاش کنند..
هنگامی که یک نفر اخراج میشود
پس از اخراج یک کارمند، ممکن است این نگرانی در میان سایر اعضای سازمان به وجود آید که شاید نفر بعدی آنها باشند. در سازمانهایی که هدف و برنامه مشخصی ندارند، این نگرانی بیشتر دیده میشود. اما باید به سازمان هشدار دهیم و دلایل اخراج را به وضوح بیان کنیم. به عنوان مثال، در یک بازی فوتبال، اگر بازیکنی عملکرد خوبی نداشته باشد و مربی تصمیم بگیرد او را در بازی بعدی روی نیمکت بنشاند، تمام اعضای تیم دلیل این تصمیم را میدانند. با این حال، تیم به کار خود ادامه میدهد، زیرا هدف مشخصی دارد و آن هدف، بردن بازی است. به همین ترتیب، در سازمان نیز باید دلایل اخراج را شفافسازی کنیم تا همه بدانند که این تصمیمات برای رسیدن به اهداف سازمانی اتخاذ میشوند و نه به دلایل شخصی.
قطع همکاری با کارکنان باسابقه
هرچه سابقهی فرد در سازمان بیشتر باشد، حساسیت و دقت در فرآیند اخراج او نیز بیشتر میشود. نکتهی اساسی این است که اخراج نباید به عنوان یک مسئله شخصی دیده شود. باید به گونهای عمل کنیم که شخصیت، شأن و جایگاه فرد حفظ شود. هنگام قطع همکاری با افراد باسابقه، باید به آنها تأکید کنیم که زحمات زیادی برای سازمان کشیدهاند، اما اکنون سازمان به نیروهای جوانتر و تازهنفستر نیاز دارد.بهتر است پیشنهاد دهیم که میتوانند به عنوان مشاور در کنار ما بمانند تا از تجربیات ارزشمندشان بهرهمند شویم و واقعاً تلاش کنیم این همکاری را عملی کنیم، زیرا دلیل اصلی اخراج آنها افت عملکردشان بوده است، نه کمارزش بودن تلاشهایشان. ممکن است آنها تمام توان خود را به کار گرفته باشند، اما نیازهای سازمان تغییر کرده است.نکتهی حیاتی این است که به این افراد نشان دهیم سابقه و تجربهی آنها برای ما بسیار ارزشمند و مؤثر است و حتی در نبودشان نیز به این دانش و تجربیات نیاز داریم. افرادی که سابقهی زیادی دارند، به عزتنفس و احترام ویژهای دست یافتهاند که نباید خدشهدار شود، زیرا این امر میتواند نتایج منفی برای سازمان به همراه داشته باشد.
و در نتیجه
- اخراج مناسب، به مراتب میتواند برای رشد تیمی ما کارآمدتر و موثرتر از استخدام خوب باشد.
- اگر افرادی در سازمان ما هستند که نمیتوانند خود را با ریتم سازمانی، برنامهها، اهداف و توسعههای سازمانی و تغییرات لازم برای رسیدن به مراحل بالاتر وفق دهند، باید بدون ایجاد آسیب به عزتنفس آنها یا تضعیف انگیزه و روحیهی تیمی سازمان، هرچه سریعتر جلسهای تشکیل داده و آن همکاری را قطع کنیم.
در این فرآیند، باید به چند نکته مهم توجه کنیم :
- حفظ احترام : در هر مرحله از فرآیند اخراج، باید احترام فرد حفظ شود و به او نشان دهیم که تلاشها و دستاوردهایش قدردانی میشود.
- شفافسازی دلایل : باید دلایل قطع همکاری را به وضوح و با شفافیت بیان کنیم تا فرد متوجه شود که این تصمیم بر اساس عملکرد و نیازهای سازمانی گرفته شده است.
- پیشنهادات حمایتی : در صورت امکان، پیشنهادات حمایتی مانند مشاوره یا کمک در یافتن شغل جدید را ارائه دهیم تا فرد احساس کند که به او اهمیت داده شده است.
- بررسی تاثیرات : باید تاثیر این تصمیم بر سایر اعضای تیم را بررسی کرده و در صورت نیاز اقداماتی برای حفظ انگیزه و روحیهی تیمی انجام دهیم.
- آموزش مدیران : مدیران باید آموزشهای لازم برای مدیریت صحیح اینگونه موقعیتها را دیده باشند تا بتوانند با مهارت و دقت این فرآیند را مدیریت کنند.
با رعایت این نکات، میتوانیم اطمینان حاصل کنیم که فرآیند اخراج به شکلی حرفهای و انسانی انجام میشود و در عین حال، رشد و توسعه سازمانی به بهترین نحو ممکن ادامه مییابد.
مطالب زیر را حتما مطالعه کنید
مدل کسبوکار: چارچوبی برای موفقیت کسبوکارها
فرآیند راهاندازی کسبوکار و خط رشد کسبوکار چیست؟ الزامات رشدی فردی کارآفرین چیست؟
چطور میتوانیم ایدههای جدید کسبوکار پیدا کنیم؟
راهنمای جامع نگارش طرح کسبوکار: مراحل، ضرورتها و بخشهای کلیدی
دیدگاهتان را بنویسید